Jaki system ERP wybrać?

System ERP (z ang. Enterprise Resource Planning) w dosłownym tłumaczeniu oznacza „Planowanie zasobów przedsiębiorstwa”, to oprogramowanie do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Kompleksowego, gdyż kryjące się pod nazwą ERP „planowanie zasobów” obejmuje tak naprawdę kluczowe obszary biznesowe każdej firmy (sprzedaż, finanse, księgowość, kadry i place itd). System ERP to możliwość zarządzania zasobami Twojej firmy w sposób efektywny i jak najbardziej korzystny. Każde przedsiębiorstwo, czy firma ma jednak inne potrzeby – dlatego wybór systemu ERP jest tak ważny dla prawidłowego i wydajnego funkcjonowania.

Współczesny system ERP to uniwersalne narzędzie ułatwiające prowadzenie biznesu, niezależnie od jego wielkości i branży. Jego najważniejszym wyróżnikiem jest praca na jednej bazie danych. To oznacza, że dane wprowadzone w jednym obszarze systemu, np. w handlu, są natychmiast widoczne przez innych użytkowników, np. w produkcji, czy księgowości.

Zasoby w firmie

Przedsiębiorstwo może dysponować różnymi zasobami, niektóre z nich to zasoby:

Rzeczowe – sprzęt, maszyny, budynki, grunty itp.
Informacyjne – autorskie rozwiązania, informacje niezbędne do funkcjonowania przedsiębiorstwa
Ludzkie – pracownicy wyposażeni w odpowiednie kompetencje
Finansowe – posiadany kapitał.

System ERP daje możliwość sprawnego zintegrowania zasobów oraz zarządzania nimi. Analizując na przykład możliwości finansowe możemy zaplanować przyszłe inwestycje w zasoby rzeczowe, czy ludzkie. Kiedy mamy wgląd w straty możemy szybciej reagować, lub znaleźć problem i postarać się go wyeliminować. System ERP gromadzi i porządkuje wszystkie wprowadzane do niego informacje. Jest sporo możliwości automatyzacji procesów – oprogramowanie może np. przypomnieć nam o zbliżającym się terminie płatności, czy umówionym spotkaniu, ale także podliczyć stany magazynowe i naprawdę wiele innych rzeczy. Firmy dbają o odpowiedni wybór systemu ERP, aby usprawnić działanie przedsiębiorstwa w takich obszarach jak produkcja, magazynowanie, księgowość, zarządzanie pracownikami, obieg dokumentów, czy tworzenie raportów i analiz. Informacje które są wprowadzane do systemu ERP, mogą być udostępniane w firmie i np. widoczne w kilku działach.

Co wybrać?

Wybór systemu ERP powinien być oparty na profilu firmy oraz jej branży. Określony schemat warunkuje prawidłową optymalizację działań przedsiębiorstwa. Właściwy wybór pozwala uniknąć błędów związanych z nieprawidłowym wdrożeniem systemu.

Czemu ma służyć system ERP?

Zakup systemu ERP to spora inwestycja, ale także w wielu przypadkach spora zmiana dla firmy, ma ona zatem przynieść wymierne korzyści w funkcjonowaniu firmy. Należy dokładnie określić rozwiązania informatyczne jakich potrzebuje dane przedsiębiorstwo. W wyborze systemu można posłużyć się analizą SMART, która pomoże wyznaczyć cele, które wskażą, jak powinny zmienić się poszczególne obszary funkcjonowania firmy. Cele mogą się różnić – zwiększenie sprzedaży, wyeliminowanie błędów, więcej oszczędności czasowej, polepszenie wizerunku. Sprecyzowana potrzeba pomoże lepiej dopasować system ERP i spersonalizować jego działanie. W analizie potrzeb informatycznych powinny brać udział zarówno osoby wydające decyzje, ale także pracownicy odpowiedzialny za obsługę kluczowych procesów. System ERP, na który się zdecydujemy powinien być elastyczny i mieć możliwości rozbudowy poprzez kolejne moduły, a także powinien być możliwy do integracji z innymi programami, czy urządzeniami.

Kontakt z firmą IT

Trafny wybór systemu ERP wiąże się ze ścisłą współpracą z dostawcą. Aby dokonać wyboru potrzebuje on pełnych informacji dotyczących zasobów, obsługi klientów, sprzedaży czy sposobu dystrybucji towarów czy usług. Firma IT powinna zaprezentować nam możliwości danego systemu ERP oraz przykłady jego wdrożenia w firmach podobnych do naszej. Dzięki temu będzie nam łatwiej zdecydować co wybrać. Najlepiej zdecydować się na rozwiązanie od doświadczonego dostawcy. Popularne oprogramowani, które funkcjonuje na rynku przez co najmniej kilka lat, na pewno posiada mniej błędów i będzie prawdopodobnie dłużej wspierane w przyszłości.

Doradztwo i zapoznanie się z systemem

Nie bójmy się zadawać pytani przy wyborze systemu ERP. Firma informatyczna na którą się zdecydujemy powinna udzielić nam informacji, a także dążyć do tego żeby podsuwać nam rozwiązania i możliwości, o których sami byśmy nie pomyśleli. Kluczowe jest także zapoznanie się z systemem – nie tylko sucha prezentacja, ale rzeczywiście „przeklikanie” i sprawdzenie możliwości systemu. Zwróćmy uwagę jak wygląda szukanie informacji, dodawanie informacji, ich analiza, czy wystawiania faktur. Korzystanie z zintegrowanego systemu powinno być szybkie przede wszystkim i przyjemne. W końcu na wybrany system „skazujemy” naszych pracowników co najmniej na kolejne kilka lat.

Wdrożenie

Kiedy wiemy już jaki system ERP wybrać ostatnim etapem jest wdrożenie. Czas wdrażania zależy od tego na jakie rozwiązania się zdecydowaliśmy. Wdrożenie obejmuje mapowanie procesów, wprowadzanie ich do systemu oraz szkolenie pracowników z obsługi nowego oprogramowania. Zajmuje się tym przedstawiciel danej firmy IT. Długość wdrożenia systemu ERP zależy od wielu czynników: wielkości przedsiębiorstwa, ilości wdrażanych modułów, ilości procesów biznesowych w przedsiębiorstwie, ilości użytkowników. Długość wdrożenia zależy również od możliwości zaangażowania się klienta we wdrożenie, to znaczy w jakich terminach klient umożliwi swoim pracownikom udzielanie wywiadów analitycznych, prace nad akceptacją wizji rozwiązania, testy akceptacji, szkolenia itp. Szczegółowy harmonogram wdrożenia (terminy i zakresy prac) jest wynikiem analizy przedwdrożeniowej i wspólnych ustaleń między Comarch i klientem. Zdarzają się wdrożenia, w których pierwsze efekty wykorzystania systemu klient uzyskuje już po 3 miesiącach. Możliwe to jest wyłącznie w obszarach wysoce sformalizowanych, jak księgowość, kadry i płace. W przypadku wdrożenia oprogramowania w obszarze zarządzania produkcją lub logistyki prace wdrożeniowe kończą się zwykle dopiero po 12-18 miesiącach. Większy zakres prac wynika ze specyficznej organizacji pracy klienta związanej z branżą lub tradycją organizacyjną przedsiębiorstwa.

Korzyści z wdrożenia systemu ERP

W zależności od charakterystyki danego przedsiębiorstwa oraz celów wdrożenia system ERP wpływa na:

Obniżenie kosztów – np. pracy (poprzez automatyzację niektórych mechanicznych, powtarzających się czynności) bądź materiałowych (w wyniku precyzyjnego planowania produkcji)
Oszczędność czasu – wg. naszych analiz czas potrzebny na: realizację zamówień , kompletacje magazynowe, przygotowanie raportów, ewidencje dokumentów skraca się od 25 do nawet 90 proc.
Poprawa i kontrola jakości – np. obsługi klienta (dzięki gromadzeniu i łatwym przeszukiwaniu danych o jego preferencjach i zamówieniach, a także historii kontaktów) czy wytwarzanych produktów (w wyniku analiz statystyk poszczególnych partii towaru)
Szybsze podejmowanie decyzji– dzięki modułom BI, decydenci mają dostęp do pełnej wiedzy na temat bieżącego stanu przedsiębiorstwa i prognoz na przyszłość, co umożliwia im jednocześnie szybkie i odpowiedzialne podejmowanie trafnych decyzji; nie są już zmuszeni do samodzielnego poszukiwania i interpretowania cząstkowych zestawów danych, ale są one im w wygodny i efektowny sposób dostarczane (np. w formie raportów, zestawień, diagramów czy dashboardów).
Zwiększenie efektywności – np. pracowników (za sprawą ocen pracowniczych, pomiaru czasu pracy, KPI oraz badań satysfakcji), poprzez planowanie produkcji i obiegu zadań/pracy nad ważnymi umowami, czy w końcu wsparcie sprzedaży z wykorzystaniem oceny potencjału klientów (moduł CRM) oraz targetów dla handlowców.

Łatwiejszy dostęp do informacji – z systemu ERP możemy szybko „wyciągnąć” kluczowe informacje o zamówieniach, sporzedaży, kosztach, przestojach, lokalizacji towaru w magazynie, statusie umowy, wynikach i zaprezentować je zainteresowanemu w tym klientowi firmy. Dzięki integracji poprzez aplikacje mobilne bez ograniczeń w czasie i przestrzenie
Automatyzacja i ujednolicenie procedur, które skutkują uporządkowaniem chaosu oraz eliminują ryzyko zagrożeń prawnych czy księgowych związanych np. z zachowanymi gdzieniegdzie nieaktualnymi wzorcami postępowania
Optymalizacja procesów produkcyjnych – jak wiadomo od wieków, błędów nie da się wyeliminować w stu procentach; można jednak, a nawet trzeba, wyeliminować te powtarzalne, co jest szczególnie istotne w przypadku firm produkcyjnych – eliminuje to bowiem wszelkie przestoje na linii i wynikające z nich straty
Poprawa bezpieczeństwa danych – ich cyfryzacja minimalizuje papierową dokumentację, ograniczając dostęp do informacji osobom niepowołanym. Elektroniczna baza danych (np. klientów) zapewnia ponadto ich pozostanie w firmowych zasobach nawet po gruntownej zmianie kadry pracowniczej
Optymalizacja stanów magazynowych – rezygnacja z nierentownego wykorzystania ograniczonych przestrzeni magazynowych.

Zachęcamy również do zapoznania się z naszą ofertą programów dla biur rachunkowych.

Jaki system ERP wybrać?