Ile kosztuje system ERP?
Nie ma niestety jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie z prostego powodu systemy ERP są zróżnicowane w zależności od potrzeb danej firmy i powinny być dopasowane do oczekiwań danego przedsiębiorstwa. Cena systemu ERP zależy od wybranego modelu zakupu (ilości modułów), ale także od wielu innych indywidualnych czynników tj. ilość pracowników, profil i potrzeby przedsiębiorstwa.
Przy zakupie podstawowego oprogramowania dla mniejszych przedsiębiorców, które pozwolą na wystawianie faktur, czasem zarządzanie magazynem i sprzedaż internetową oscylują koło kilkuset złotych rocznie lub w trybie miesięcznym kilkadziesiąt złotych. W tym wypadku sięgamy po gotowy, standardowy produkt niewymagający zaawansowanego wdrożenia. Program taki często jest dostępny w formie usługi.
Jeśli chodzi o bardziej rozbudowany system ERP dla większego przedsiębiorstwa – tu bardzo ciężko określić cenę wdrożenia, ponieważ składa się on na wiele elementów, które łatwiej lub trudniej wycenić. Oczywiście taką wycenę można zamówić i otrzymać przybliżone koszty wdrożenia jednak warto zwrócić uwagę, czy nic nie zostało pominięte, aby ostateczne koszty inwestycji nie okazały się zaskoczeniem. Koszty zakupu i wdrożenia systemu ERP zależne są przede wszystkim od rodzaju przedsiębiorstwa i jego potrzeb. System ERP to kilka kosztów które musimy ponieść – opowiemy o nich w kolejnych punktach – to przede wszystkim: koszt licencji, koszty wdrożenia i opieki, a także koszt szczegółowej analizy przedwdrożeniowej.
Koszt licencji
Czyli cena za zakup pakietu z poszczególnymi modułami na 1 stanowisko. Tu należy pamiętać, że nie jest to zakup jednorazowy. Licencję w większości przypadków trzeba odnawiać co roku. Ceny wahają się w zależności od doboru modułów od kilkuset złotych do nawet kilku tysięcy złotych.
Znając firmę możemy określić potrzebę konkretnych działów oraz liczbę stanowisk, które będą zintegrowane z systemem ERP. Różne stanowiska mogą mieć różne potrzeby, dlatego tak ważne jest dopasowanie modułów do ich oczekiwań. Producenci oprogramowania udostępniają cenniki, w których możemy sprawdzić koszt poszczególnych modułów i zweryfikować ich możliwości. W przypadku wyboru ilości i formy licencji oprogramowania należy zorientować się przede wszystkim, czy pracownicy będą korzystać z systemu ERP w jednym czasie w sposób autonomiczny, czy też będą mogli korzystać z licencji naprzemiennie. Należy także podjąć decyzję czy chcemy korzystać z oprogramowania stacjonarnie na własnej infrastrukturze (tu konieczne jest posiadanie odpowiedniego sprzętu, w który nierzadko trzeba zainwestować), czy też będziemy korzystać z rozwiązań w chmurze (w tym wypadku łączymy się zdalnie z serwerem zewnętrznym i tam magazynujemy wszystkie nasze informacje).
Analiza przedwdrożeniowa
Podstawą każdego wdrożenia systemu ERP jest analiza przedwdrożeniowa. Pierwszy krok to określenie potrzeb pracowników i dopasowania skutecznych rozwiązań. W małych i średnich firmach taka analiza to zwykle proces, który trwa od kilku do kilkunastu godzin. Przy większych przedsiębiorstwach i skomplikowanych rozwiązaniach proces ten może wydłużyć się nawet do kilku miesięcy. Jakość wykonania analizy w dużym stopniu determinuje sukces całego projektu, dlatego warto podejść do sprawy drobiazgowo i skrupulatnie. Jeśli chodzi o ceny analizy to są to koszty od kilkuset złotych wzwyż. Dopiero po analizie przedwdrożeniowej jesteśmy w stanie określić bardziej konkretne koszty całej „przesiadki” na system ERP.
Wdrożenie systemu
Wdrożenie to pojęcie różnie rozumiane przez dostawców oprogramowania. Należy zwrócić uwagę na poszczególne usługi wdrożenia oraz ich zakres. Czy wdrożenie obejmuje wsparcie posprzedażowe, szkolenie pracowników? Są to elementy bardzo istotne, a nie uwzględnione w pierwotnej wycenę mogą nas dużo kosztowa, gdy okażą się niezbędne. Nasza usługa wdrażania systemu Comarch jest kompleksowa i obejmuje: instalację i konfigurację systemu, migrację danych, szkolenia dla pracowników oraz asystę techniczną.
Należy pamiętać także o kolejnym istotnym temacie, który zazwyczaj ujawnia się podczas wdrażania, a mianowicie o infrastrukturze. Wdrażanie nowego systemu zazwyczaj wiąże się z uzupełnieniem infrastruktury sprzętowej firmy. Konieczne do zakupu mogą okazać się serwery, komputery, drukarki, urządzenia POS itp. Nie można zapomnieć o zwiększonej potrzebie dostępu do internetu, a także ochronie antywirusowej oraz backupie danych. Dokładne oszacowanie kosztów rozbudowy infrastruktury jest możliwe dopiero po skrupulatnym oszacowaniu zasobów przedsiębiorstwa.
Po wdrożeniu
Każdy system ERP cały czas ewoluuje. Tak długo jak w prawie zmieniają się przepisy tak długo Systemy ERP musza nadążać za zmianami. Efektem tych zmian jest konieczność przeprowadzania aktualizacji całego systemu. Aktualizacje takie mogą wychodzić nawet parę razy do roku. Niestety takie aktualizacje wiążą się z udziałem osób bardziej zaawansowanych informatycznie – może tego dokonać informatyk zatrudniony w naszej firmie na etacie lub będzie się to wiązać z koniecznością przeprowadzenia procesu przez firmę wdrażającą. Istotną kwestia są także, często niedoceniane regularne backupy danych, które zapewnia nam bezpieczeństwo całego systemu.
Rozwój firmy w efekcie wdrożenia systemu ERP, a także postęp w obszarze IT, z pewnością wygenerują w przyszłości konieczność wzbogacenia systemu o nowe funkcje. Warto wybierać stabilnych i dużych producentów systemów ERP którzy inwestują w swoje oprogramowanie i są na bieżąco z przepisami.
Czy warto?
Analizując i sumując wszystkie koszty „przesiadki” na system ERP przedsiębiorca może mieć wątpliwości, czy na pewno warto dokonywać takiej zmiany? Jednak żyjemy w czasach gdzie digitalizacja to nie jest już tylko usprawnienie, czy opcjonalny wybór, ale stała się normą i koniecznością w rozwoju przedsiębiorstw. Poprawnie wdrożony system ERP to duża inwestycja, ale zwraca się po stosunkowo krótkim czasie, co doskonale widać na przykładzie klientów, którzy korzystają z systemu Comarch.
System między innymi pozwala na zwiększenie sprzedaży poprzez szczegółowe narzędzia analityczne. Narzędzia te pozwalają np. wytypować produkty z największym potencjałem wzrostu sprzedaży i szybko zwiększyć obrót. System pozwala także na skrócenie czasu zamówień oraz skuteczne zarządzanie surowcami i odpadami. To tylko kilka z ogromu zastosowań systemu Comarch ERP Optima – więcej przykładów firm, które rozwijają się dzięki rozwiązaniom Comarch, można znaleźć na stronie: www.comarch.pl/erp
Zachęcamy również do zapoznania się z naszą ofertą programów dla biur rachunkowych.
